Dažniausiai dokumentai laiko popieriniu pavidalu. Kai kurie iš jų yra ypatingai svarbus dėl juose užfiksuotos informacijos, todėl svarbu užtikrinti tinkamą jų saugumą. Norint tai padaryti reikėtų atsižvelgti į žemiau nurodytus rekomendacijas.
Dokumentų spintos. Tai metalinės spintos su užraktais skirtos saugoti dokumentus. Jose dokumentai suskirstyti pagal individualius įmonės nustatytais kriterijais. Šios saugyklos turi užraktus, todėl prieinamumas prie jose saugomų dokumentų yr ribotas. Taip pat rekomenduojama, kad fizinės dokumentų saugyklos turėtų šilumos užsklandas įrengtas, kurios apsaugotų dokumentus nuo aukštos temperatūros.
Bankų saugyklos. Kartais žmonės ypatingai svarbius dokumentus renkasi saugoti ne artimoje aplinkoje įrengtuose seifuose, o bankų saugyklose. Toks dokumentų saugojimo būdas užtikrina didesnį dokumentų saugumą ir apsaugą nuo vagysčių ar kitų nelaimingų atsitikimų.
Skaitmeninė saugykla. Tai dokumentų saugykla, kai dokumentai saugomi debesyje naudodami saugias ir patikimas platformas. Specialistai rekomenduoja, kad skaitmeninėse saugyklose būtų ir laikomi svarbūs dokumentai.
Išorinis diskas.Nuskenuotus popierinius dokumentus ne tik patogu laikyti skaitmeniniu formatu, bet ir dokumento praradimo atveju, suteikia galimybė juos atstatyti ir apsaugoti svarbią informaciją.
Plastikiniai ar popieriniai dokumentų aplankai. Rekomenduojama dokumentus laikyti plastikiniuose ar popieriniuose aplankuose, sugrupuotus pagal individualius įmonės nustatytais kriterijais. Toks dokumentų laikymo būdas apsaugos dokumentus nuo drėgmės ir nešvarumai bei palaikys tvarką dokumentų saugykloje.Dokumentai taip pat gali būti laikomi specialiuose popieriniuose vokuose su užraktais, kurie paskirtis yra saugoti ypatingai svarbius dokumentus.
Reguliari patikra. Norint užtikrinti dokumentų saugumą, svarbu ne tik palaikyti tvarką dokumentų saugyklose, bet ir periodiškai tikrinti dokumentus, kad būtų užtikrintas jų saugumas ir aktualumas bei atrinkti dokumentus, kurie nėra reikalingi.
Kiekvienu atvejų dokumentų saugojimo būdai yra individualūs. Svarbu atsižvelgti į tai kokio svarbumo duomenis saugote. Tačiau siekiant užtikrinti maksimalų dokumentų saugumą svarbu ne tik pasirinkti tinkamą vietą jų saugojimui, bet ir tinkamai juos saugoti: laikyti aplankaluose ir periodiškai peržiūrėti jų aktualumą.
